Ghid de aplicare la Semimaraton Ploiesti 2019 (pentru ONG-uri și grupuri de inițiativă)

1. Ce este Semimaraton Ploiesti?

Semimaraton Ploiesti este un eveniment sportiv de strângere de fonduri pentru cauze din comunitatea locală, organizat de Fundația Comunitară Prahova , care combină bucuria de a alerga cu cea de a dărui.

2. Cum funcționează?

Grupurile de iniţiativă și organizațiile non-profit propun idei și proiecte, iar cele mai bune 10 vor fi selectate de către un juriu independent, alcătuit din reprezentanți ai comunității prahovene. Alergătorii care doresc să se înscrie aleg un proiect pe care îl susțin, parțial, prin taxa de participare – prima donație – și prin mobilizarea unui cerc de susținători. Orice persoană fizică sau companie care dorește să contribuie la realizarea unor proiecte în comunitatea locală poate să susțină un alergător, contribuind cu o sumă fixă sau variabilă (per kilometru alergat), pentru una dintre cauzele înscrise.

Fundația Comunitară Prahova asigură buna organizare a competiției de alergare și pune la dispoziție platforma pentru campaniile de atragere de fonduri. Fondurile sunt colectate transparent pe parcursul campaniei și sunt oferite prin contracte de finanțare nerambursabilă organizațiilor participante. Fundația va semna câte un contract de parteneriat cu fiecare organizație sau grup de inițiativă care propune o cauză pentru care se va alerga în cadrul evenimentului. Fundația asigură, de asemenea, monitorizarea și raportarea rezultatelor implementării proiectelor.

3. Cine poate să înscrie un proiect?

Pot înscrie proiecte echipele care au idei bune ce pot rezolva probleme ale comunității prahovene:
– Grupuri de inițiativă* (fără personalitate juridică);
– Organizații non-guvernamentale (ONG-uri);
*În viziunea Fundației, „grupul de inițiativă” este o echipă, un grup informal de
cetățeni/membri ai comunității, care împărtășesc un interes, o pasiune sau o preocupare pentru un subiect legat de viața în comunitatea prahoveană pe care vor să‐l promoveze în spațiul public.

4. Cum se înscrie un proiect?

Formularul de aplicare se completează în întregime și se trimite împreună cu 2-4 poze relevante și logo, până la data de 16 aprilie 2019, ora 23:59 pe adresa de email: bianca@fundatiacomunitaraprahova.ro.
Vă încurajăm să redactați aplicațiile cât mai repede, pentru a lăsa timp pentru eventuale clarificări și consultări (vezi punctul 9). Proiectele trimise după termenul limită nu vor fi luate în considerare.

5. Ce fel de proiecte nu sunt acceptate?

Nu sunt acceptate aplicații care:
● Au fost depuse după termenul limită stabilit (16 aprilie 2019, ora 23:59);
● Conțin rubrici din formularul de aplicare care nu au fost completate corect, complet și cu respectarea limitelor de caractere (acolo unde o secțiune nu se aplică, se va face mențiunea N/A);
● Vizează în principal beneficiari care nu sunt membri ai comunității prahovene;
● Nu fac dovada capacității aplicantului de a implementa proiectul propus;
● Propun activități de refinanțare (regranting, utilizarea finanțării primite în scopul acordării
de sprijin financiar nerambursabil sau împrumuturi altor organizații sau persoane fizice/juridice), de finanțare a altor proiecte curente sau viitoare ale aplicantului;
● Obiectivul de strângere de fonduri pentru proiectul respectiv prin Semimaraton Ploiesti 2019 este mai mic de 2000 (două mii) de RON;
● Nu fac dovada capacității aplicantului de a atrage fonduri suplimentare, acolo unde acestea sunt necesare pentru implementarea proiectului;
● Fac obiectul unei duble finanțări (cazul în care aplicantul primește finanțare pentru aceleași activități din cadrul proiectului atât din fondurile strânse în cadrul Semimaratonului,
cât și dintr-o altă sursă de finanțare nerambursabilă);
● Promovează discriminarea de orice fel, prozelitismul religios, pseudoștiința, ideile extremiste, terorismul etc..

6. Criterii de selecție

Un proiect poate fi selectat pentru înscrierea la Semimaraton dacă îndeplinește următoarele criterii:
● capacitatea de fundraising: proiectul are o strategie realistă și fezabilă de promovare, care se regăsește într‐o:
 listă de activități de promovare și de atragere de susținători (inclusiv termene de execuție și persoane responsabile);
 listă de canale media/online prin care se va face promovarea;
 estimare a numărului de posibili susținători/donatori, care vor fi contactați prin campanie;
 estimare a bugetului necesar pentru derularea campaniei;
● fezabilitate: aplicantul demonstrează că deține cunoștințele necesare implementării proiectului. În cazul în care bugetul total al proiectului este mai mare decât suma pe care își propune să o atragă prin participarea la Semimaraton Ploiesti 2019, aplicantul va propune un set de activități concrete, realiste și fezabile pentru atragerea diferenței de fonduri necesară pentru implementarea proiectului. De asemenea, în cazul în care proiectul vizează
schimbări în activitatea altor organizații, a unor instituții publice sau se desfășoară pe domeniul public, aplicantul trebuie să obțină în prealabil acordul organizației sau al instituției vizate pentru implementarea proiectului respectiv. În acest sens, se va prezenta în cadrul planului de activități din formularul de aplicare și o planificare succintă a modului de obținere a respectivului acord;
● coerență și claritate: proiectul urmărește coerența între buget, obiective și activitățile propuse;
● relevanță și impact: proiectul contribuie prin obiectivele sale la rezolvarea unor probleme ale comunității prahovene;
● inovație: încurajăm proiectele care conțin elementele inovative/originale în modul în care abordează și soluționează probleme din comunitate.
● istoric: proiectele depuse de aplicanții care au primit anterior finanțări de la Fundația Comunitară Prahova prin alte programe, vor fi evaluate și prin prisma îndeplinirii obligațiilor din contractele de finanțare anterioare, respectiv:
● calitatea implementării proiectelor, în conformitate cu obiectivele, planurile de activități și termenele din aplicații;
● transmiterea la timp, corectă și completă, a rapoartelor solicitate prin contractul de finanțare.

7. Cum are loc selecția proiectelor înscrise?

Proiectele depuse vor fi selectate pe baza criteriilor prezentate în acest ghid, după cum
urmează în urma selecției realizată de către un juriu independent.
Lista finală a proiectelor selectate va fi anunțată în data de 19 aprilie 2019. Proiectele
selectate vor fi publicate simultan pe site‐ul evenimentului, la adresa
www.semimaratonploiesti.ro. Din momentul publicării, fiecare proiect poate primi înscrieri
din partea alergătorilor și a susținătorilor care vor să‐l sprijine.

8. Ai nevoie de consultanță în scrierea proiectului?

Ne dorim să creștem calitatea proiectelor înscrise, pe parcursul perioadei de depunere a aplicațiilor, echipa Fundației Comunitare Prahoav va oferă, la cerere, consultanță pentru definirea proiectelor și finalizarea aplicațiilor.(în fiecare miercuri de la orele 14.00 la 18.00).
Nu ezitați să ne contactați la adresa de e-mail bianca@fundatiacomunitaraprahova.ro pentru stabilirea unei întâlniri pe marginea draft-ului de proiect.

9. Termeni și condiții Semimaraton Ploiești 2019

Aplicanții proiectelor selectate și participante la Semimaraton Ploiești 2019 vor fi de acord cu următoarele:
● organizatorul va reține un procent din totalul banilor strânși pentru fiecare proiect, pentru acoperirea unei părți din costurile de organizare a evenimentului, după cum urmează:
– din taxa de înscriere a alergătorilor – 75% (restul de 25% sunt donați cauzei alese);
– din fondurile de susținere atrase de fiecare proiect în cadrul evenimentului:
 10% – dacă sumele sunt mai mici sau egale cu 2.000 lei;
 9% – dacă sumele sunt cuprinse între 2.001-5.000 lei;
 8% – dacă sumele sunt cuprinse între 5.001-10.000 lei;
 7% – dacă sumele depășesc 10.001 lei.
● Fundația Comunitară Prahova va semna contracte de parteneriat cu toți aplicanții ale căror proiecte au fost selectate pentru Semimaraton Ploiești 2019, care vor include cerințe specifice referitoare la drepturile și responsabilitățile aplicantului în relație cu Fundația în timpul campaniei de strângere de fonduri.

10. Ce trebuie să mai știm?

● În cazul în care un proiect selectat pentru Semimaraton Ploiesti 2019 nu reușește să mobilizeze de la alergători și susținători cel puțin 1000 (o mie) RON, Fundația Comunitară Prahova își rezervă dreptul de a nu accepta pe viitor proiecte din partea aplicantului respectiv.
● Obiectivul de strângere de fonduri (target-ul) nu mai poate fi modificat după data începerii campaniei de fundraising.
● Eligibilitatea aplicanților pentru edițiile următoare ale Semimaratonului este condiționată de trimiterea în limita de timp a rapoartelor narative și financiare.

11. De notat în calendar

Depunere proiecte: 27.03 – 16.04.2019
Consultări scriere proiecte: 27.03, 06.04, 13.04
Selecție și jurizare proiecte: 18.04.2019
Anunț proiecte selectate: 19.04.2019
Campanie fundraising cauze: 19.04 – 30.07.2019
Înscrieri alergători: 19.04 – 02.06.2019
Training de fundraising pentru alergători: 6.05.2019
Semimaraton Ploiesti 2019: 9.06.2019

12. Persoană de contact:

Bianca Dăniță
bianca@fundațiacomunitaraprahova.ro
0736.351.513